Privacy Policy

1. Veri Sorumlusu

KUTBU YAZILIM BİLİŞİM TEKNOLOJİ SANAYİ VE TİCARET A.Ş.

Küçükbakkalköy Mahallesi, Sonay Sokak, No: 6, Kat: 4, 34750, Ataşehir, İstanbul

Vergi No (E-Fatura): 5990830790

MERSIS: 0599083079000001

Ticaret Sicil No: 459195-5

Vergi Dairesi: Kozyatağı

KEP: kutbu@hs01.kep.tr

Email: merhaba@kutbu.com

Telefon: +90 (212) 812 88 48 / +90 (212) 852 88 48

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

• Kimlik ve iletişim bilgileri (ad, e-posta, telefon)
• Hesap ve organizasyon bilgileri (kullanıcı adı, üyelik, rol)
• İçerik verileri (görevler, notlar, kararlar, yüklemeler)
• Kullanım ve cihaz bilgileri (oturum kayıtları, IP, tarayıcı)
• Ödeme/fatura meta verileri (işlem geçmişi, ödeme durumu)

3. İşleme Amaçları

• Hizmetin sunulması ve kullanıcı hesabının yönetilmesi
• Destek ve müşteri iletişimi süreçlerinin yürütülmesi
• Ürün geliştirme, hata tespiti ve performans iyileştirme
• Güvenlik ve kötüye kullanımın önlenmesi
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi

4. Hukuki Sebepler (KVKK / GDPR)

Kişisel verileriniz, aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• Sözleşmenin kurulması ve ifası: Hizmet sözleşmesinin yerine getirilmesi için gerekli işlemler
• Hukuki yükümlülük: Vergi, muhasebe ve yasal raporlama yükümlülükleri
• Meşru menfaat: Hizmet güvenliği, dolandırıcılığın önlenmesi, ürün geliştirme
• Açık rıza: İsteğe bağlı özellikler ve pazarlama iletişimi için

GDPR kapsamındaki kullanıcılar için, işleme faaliyetleri GDPR Madde 6(1)(b), (c), (f) ve (a) hükümlerine dayanır.

5. Saklama Süresi

Kişisel veriler, işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca saklanır:

• Hesap verileri: Hesap aktif olduğu sürece + hesap kapatıldıktan sonra 30 gün
• İçerik verileri: Kullanıcı tarafından silinene kadar veya hesap kapatıldıktan sonra 30 gün
• Kullanım logları: 12 ay
• Fatura ve ödeme kayıtları: Yasal saklama yükümlülüğü gereği 10 yıl
• Destek talepleri: Çözüm tarihinden itibaren 3 yıl

6. Aktarımlar

Verileriniz, hizmetin sunulması için aşağıdaki ülkelerde bulunan altyapı ve hizmet sağlayıcılarına aktarılabilir:

• Türkiye: Birincil veri depolama ve işleme (özel sunucu altyapısı)
• ABD: Yapay zeka hizmetleri (Google Gemini API)

Üçüncü ülkelere aktarımlar, KVKK m.9 ve GDPR Bölüm V kapsamında uygun güvencelerle (Standart Sözleşme Hükümleri, yeterlilik kararları) gerçekleştirilir.

7. Alt İşleyenler

Hizmetlerimizi sunmak için aşağıdaki alt işleyenlerle çalışmaktayız:

• Özel Sunucu Altyapısı: Uygulama barındırma, veritabanı ve altyapı hizmetleri
• Google AI (ABD): Yapay zeka özellikleri (Gemini API)
• E-posta Hizmet Sağlayıcıları: Bildirim ve iletişim hizmetleri

Alt işleyen listesi güncellenebilir. Önemli değişiklikler için kullanıcılar bilgilendirilecektir.

8. Yapay Zeka Özellikleri

Ramorie, aşağıdaki yapay zeka özelliklerini sunmaktadır:

• Görev analizi ve öneri: Google Gemini API kullanılarak görev önceliklendirme ve bağlantı önerileri
• Anlamsal arama: Embedding modelleri ile içerik arama ve ilişkilendirme
• Karar destek: Geçmiş kararlar ve bağlam üzerinden AI destekli öneriler

AI işleme, yalnızca kullanıcı talimatları doğrultusunda ve ürün işlevselliği kapsamında gerçekleşir. Verileriniz AI model eğitimi için kullanılmaz.

9. İlgili Kişi Hakları

KVKK ve GDPR kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme
• KVKK m.7'de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme ve silme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

Haklarınızı kullanmak için merhaba@kutbu.com veya kutbu@hs01.kep.tradresine başvurabilirsiniz. Talepler en geç 30 gün içinde yanıtlanır.

10. Güvenlik

Kişisel verileri korumak için makul teknik ve idari güvenlik önlemleri uygulanır. Mutlak güvenlik taahhüdü verilmez.

11. Güncellemeler

Bu politika zaman zaman güncellenebilir. Önemli değişiklikler yapıldığında, e-posta yoluyla veya hizmet içi bildirimlerle kullanıcılar bilgilendirilecektir. Güncellenmiş politika, bu sayfada yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer.

Yürürlük tarihi: 3 Ocak 2026

12. İletişim

E-posta: merhaba@kutbu.com

KEP: kutbu@hs01.kep.tr

1. Data Controller

KUTBU YAZILIM BİLİŞİM TEKNOLOJİ SANAYİ VE TİCARET A.Ş.

Küçükbakkalköy Mahallesi, Sonay Sokak, No: 6, Kat: 4, 34750, Ataşehir, İstanbul

Tax Number (E-Fatura): 5990830790

MERSIS: 0599083079000001

Trade Registry Number: 459195-5

Tax Office: Kozyatağı

KEP: kutbu@hs01.kep.tr

Email: merhaba@kutbu.com

Phone: +90 (212) 812 88 48 / +90 (212) 852 88 48

2. Categories of Personal Data

• Identity and contact details (name, email, phone)
• Account and organization data (username, membership, role)
• Content data (tasks, notes, decisions, uploads)
• Usage and device data (session logs, IP, browser)
• Billing metadata (transaction history, payment status)

3. Purposes of Processing

• Provide the service and manage user accounts
• Handle support and customer communications
• Improve product performance and fix issues
• Maintain security and prevent abuse
• Comply with legal obligations

4. Legal Bases (KVKK / GDPR)

Your personal data is processed based on the following legal grounds:

• Performance of a contract: Processing necessary to fulfill our service agreement
• Legal obligation: Tax, accounting, and legal reporting requirements
• Legitimate interests: Service security, fraud prevention, product development
• Consent: For optional features and marketing communications

For GDPR-covered users, processing is based on GDPR Article 6(1)(b), (c), (f), and (a).

5. Retention

Personal data is retained as follows:

• Account data: While account is active + 30 days after closure
• Content data: Until deleted by user or 30 days after account closure
• Usage logs: 12 months
• Billing and payment records: 10 years (legal requirement)
• Support requests: 3 years from resolution date

6. Transfers

Your data may be transferred to infrastructure and service providers in the following countries:

• Turkey: Primary data storage and processing (dedicated server infrastructure)
• USA: AI services (Google Gemini API)

Cross-border transfers comply with KVKK Article 9 and GDPR Chapter V, using appropriate safeguards (Standard Contractual Clauses, adequacy decisions).

7. Sub-processors

We work with the following sub-processors to deliver our services:

• Dedicated Server Infrastructure: Application hosting, database, and infrastructure services
• Google AI (USA): AI features (Gemini API)
• Email Service Providers: Notification and communication services

The sub-processor list may be updated. Users will be notified of significant changes.

8. AI Features

Ramorie offers the following AI-powered features:

• Task analysis and recommendations: Task prioritization and linking suggestions using Google Gemini API
• Semantic search: Content search and relationship discovery using embedding models
• Decision support: AI-assisted recommendations based on historical decisions and context

AI processing occurs only per user instructions and within product functionality. Your data is not used for AI model training.

9. Data Subject Rights

Under KVKK and GDPR, you have the following rights:

• Learn whether your personal data is being processed
• Request information if it has been processed
• Learn the purpose of processing and whether it is used accordingly
• Know the third parties to whom data is transferred domestically or abroad
• Request correction if data is incomplete or inaccurate
• Request deletion or destruction under KVKK Article 7 conditions
• Request notification of corrections/deletions to third parties
• Object to adverse outcomes from automated processing
• Request compensation for damages caused by unlawful processing

To exercise your rights, contact us at merhaba@kutbu.com or kutbu@hs01.kep.tr. Requests will be responded to within 30 days.

10. Security

We apply reasonable technical and organizational measures to protect personal data. Absolute security is not guaranteed.

11. Updates

This policy may be updated from time to time. When significant changes are made, users will be notified via email or in-app notifications. The updated policy becomes effective on the date it is published on this page.

Effective date: January 3, 2026

12. Contact

Email: merhaba@kutbu.com

KEP: kutbu@hs01.kep.tr

Secondary entity: KUTBU, LLC.